PAT – Osservazioni trasmesse dall’UNAA al Consiglio di Stato

Osservazioni al termine della fase sperimentale del Processo Amministrativo Telematico

redatte dal gruppo operativo PAT dell’UNAA con il contributo di vari colleghi che hanno partecipato alla sperimentazione e che il Presidente UNAA ha trasmesso al Consiglio di Stato ed alla Presidenza del Consiglio, dandone notizia alle Camere aderenti.

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Dall’11 aprile al 20 maggio 2016 si è svolta la fase di sperimentazione del Processo Amministrativo Telematico. Tale sperimentazione ha coinvolto in modo particolare alcune sedi giudiziarie mediante la possibilità di testare il sistema presso i locali del Tribunale, mentre per tutte le altre sedi è stata prevista una fase di sperimentazione c.d. “massiva”, aperta a tutti gli avvocati.

A seguito di questo periodo di sperimentazione, in considerazione delle segnalazioni pervenute da numerosi Avvocati appartenenti ad UNAA, si elencano di seguito alcune problematiche emerse, sia di natura tecnica che di natura giuridica e si propongono possibili soluzioni e consigli al fine di apportare al sistema le necessarie migliorie entro la data di entrata in funzione del PAT, fissata per il 1°luglio 2016.

 

Considerazioni generali

1. Compatibilità del Regolamento con il Codice del Processo Amministrativo. Le novità processuali introdotte con il Regolamento 40/2016 non sono poche e pongono taluni profili di compatibilità con le fonti di rango legislativo che regolano il processo amministrativo.

In particolare, con riferimento alle norme di attuazione del Codice del Processo Amministrativo si rileva che rimane vigente l’art. 4 co. 4, ove si prevede che la possibilità di depositare gli atti in scadenza sino alle ore 12.00 dell’ultimo giorno consentito, mentre il Regolamento prevede la scadenza per il deposito alle ore 24.00.

Infatti, solo per quanto riguarda il deposito di atti o documenti sino al giorno precedente la trattazione di una domanda in camera di consiglio (rispetto al quale l’art. 4 co. 2 norme di att., prevede il termine di deposito entro le ore 12.00) è stato previsto anche nel Regolamento all’art. 9 co. 4 il termine delle ore 12.00.

2. Richiesta di modifica del Regolamento e dell’Allegato A relativamente alla disciplina del momento di perfezionamento del deposito. Il Regolamento prevede, ai sensi dell’art. 9 co. 3 e 5 (cfr. anche artt. 7 co. 5 Allegato al Regolamento) che il deposito si perfeziona solo al momento in cui si riceve il messaggio denominato “registrazione di deposito”. Pur essendo previsto che, al fine di poter considerare il deposito tempestivo, si deve guardare al momento in cui è generata la ricevuta di avvenuta accettazione, tuttavia si precisa che ciò vale solo quando il deposito risulti, anche successivamente, andato a buon fine (ossia, solo quando si riceve il messaggio di avvenuta registrazione).

Si è dell’avviso che tali disposizioni impongano un adempimento non in linea con i principi generali in materia di notifica e deposito telematico.

Infatti, con riferimento alla disciplina della notificazione telematica, l’art. 3 bis co. 3 della legge 53/1994 prevede che essa si perfeziona, per il soggetto notificante, nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione prevista dall’art. 6 co. 1 del d.P.R. 11 febbraio 2005 n. 68.

Si ritiene che tale regola, che costituisce l’applicazione al processo telematico del principio affermato dalla Corte costituzionale con la sentenza 477 del 2002, dovrebbe applicarsi anche al deposito, tramite PEC o upload, degli atti processuali e dei documenti, nell’ambito del processo amministrativo telematico.

Si propongono, pertanto, le seguenti modifiche al Regolamento, mediante sostituzione o abrogazione delle disposizioni come di seguito indicate (sono barrate le parti che si propone di abrogare ed inserite in grassetto le parti che si propone di aggiungere):

 

REGOLAMENTO

 

Art. 9. Atti delle parti e degli ausiliari del giudice

 

  1. Salvo diversa espressa previsione, il ricorso introduttivo, le memorie, il ricorso incidentale, i motivi aggiunti e qualsiasi altro atto del processo, anche proveniente dagli ausiliari del giudice, sono redatti in formato di documento informatico sottoscritto con firma digitale conforme ai requisiti di cui all'articolo 24 del CAD.

  2. Salvo quanto previsto nei commi 8 e 9, il  deposito degli atti processuali e dei documenti allegati avviene esclusivamente  per  via telematica.

  3. Il deposito degli atti e dei documenti di cui al comma 1, effettuato mediante posta elettronica  certificata, è tempestivo quando entro le ore 24 del giorno di scadenza è generata la ricevuta di  avvenuta accettazione. ove il deposito risulti, anche successivamente, andato a buon fine  secondo  quanto previsto dalle specifiche tecniche di cui all'articolo 19. Se al mittente perviene il messaggio di mancata consegna della PEC di deposito, l'attività di deposito deve essere ripetuta con il medesimo contenuto e ai fini della rimessione in termini da parte del Giudice, ove la mancata consegna sia dipesa da cause non imputabili al mittente, deve essere allegato il messaggio di mancata consegna unitamente alla ricevuta di avvenuta accettazione generata tempestivamente.

  4. Nei casi in cui il codice prevede il deposito di atti o documenti sino al giorno precedente la trattazione di una domanda in camera di consiglio, il deposito effettuato con modalità telematiche deve avvenire entro le ore 12.00 dell'ultimo giorno consentito.

  5. Quando il messaggio di posta elettronica certificata eccede la dimensione massima gestibile dalla casella del mittente, il deposito degli atti o dei documenti può essere eseguito mediante  l'invio  di più messaggi di  posta elettronica certificata.  In tal caso il deposito, ove andato a buon fine, si perfeziona con la generazione dell'ultima ricevuta di accettazione. Si applica la disposizione di cui al secondo periodo del comma 3.

  6. Nel caso in cui, per ragioni tecniche o per la particolare dimensione del documento, il deposito non può avvenire mediante PEC ad esso può procedersi mediante upload attraverso il sito istituzionale. In tal caso, ai fini  del rispetto dei termini, il deposito si considera perfezionato all'atto della registrazione dell'invio da parte del SIGA. presa in carico da parte del sistema.

  7. La protocollazione degli atti e dei documenti di cui al comma 1, attestata da un successivo messaggio PEC di avvenuta protocollazione, è effettuata secondo le specifiche tecniche di cui all'articolo 19.

  8. Nel corso del giudizio, il giudice può, per specifiche e motivate ragioni tecniche, ordinare o autorizzare il deposito di copia cartacea o su supporto informatico ovvero su diverso supporto di singoli atti e documenti. In questo caso viene fatta menzione del deposito in copia cartacea nell'indice del fascicolo. Con le stesse modalità si procede nei casi di produzione autorizzata di documenti ai sensi dell'articolo 55, commi 7 e 8, del CPA nonché nei  casi  di cui all'articolo 10,  comma 5, del decreto del Presidente della Repubblica 15 luglio 1988, n. 574, e nei casi di dispensa dal deposito telematico di cui all'articolo 136, comma 2, del CPA.

  9. Nei casi di oggettiva impossibilità di funzionamento del SIGA, attestata dal Responsabile del SIGA secondo quanto previsto dall'articolo 7, comma 3, e nelle ipotesi di cui al comma 8, gli atti e documenti depositati in formato cartaceo sono acquisiti dalla Segreteria dell'Ufficio Giudiziario, che, salva la ricorrenza di ragioni tecniche ostative o di contrarie disposizioni del Presidente nei casi di cui all'articolo 136, comma 2, del CPA, provvede ad effettuarne copia informatica ed inserirla nel fascicolo informatico, apponendo la firma digitale, ai sensi dell'articolo 22 del CAD.

  10. Gli atti e documenti depositati in formato cartaceo dei quali non è effettuata copia informatica per le ragioni di cui al comma 9 sono raccolti e conservati in un fascicolo cartaceo che  riporta gli elementi identificativi del procedimento  nel cui ambito è  stato operato il deposito. Tale fascicolo forma parte integrante del fascicolo informatico ed è formato e tenuto con le modalità di cui all'articolo 5 delle disposizioni di attuazione del CPA.

  11. Gli indirizzi PEC degli uffici giudiziari utilizzabili per il deposito di cui al presente articolo sono pubblicati sul portale Internet della giustizia amministrativa.

 

 

ALLEGATO A)

 

Art. 7.  Deposito tramite PEC – art. 9 del Regolamento

1. L'invio tramite PEC dell'atto introduttivo, dei relativi allegati e degli altri atti di parte è effettuato dalla casella PEC individuale dell'avvocato difensore alla casella PEC della sede giudiziaria adita pubblicata sul Sito Istituzionale, fermo restando quanto previsto dall'articolo 6, comma 3.

2. L'avvocato che utilizza la PEC deve abilitare l'opzione di «ricevuta completa» sulla propria casella PEC prima di inviare il ModuloDepositoRicorso o il ModuloDepositoAtto.

3. L'avvocato riceve automaticamente:

a) dal proprio gestore, un messaggio PEC di avvenuta accettazione della PEC di deposito, con indicazione della data e dell'ora di accettazione;

b) successivamente, dal gestore dell'Amministrazione un messaggio di avvenuta consegna della PEC di deposito.

4. Il S.I.G.A. invia all'avvocato, entro le ore 24.00 del giorno lavorativo successivo alla ricezione della PEC di avvenuta consegna, un ulteriore messaggio PEC, denominato «registrazione di deposito», che riporta l'indicazione del numero progressivo di protocollo assegnato e l'elenco di tutti gli atti e documenti trasmessi con il ModuloDepositoRicorso o il ModuloDepositoAtto.

5.  Ai fini del rispetto dei termini processuali, una volta ricevuto il messaggio di cui al comma 4, il deposito si considera effettuato nel momento in cui è stata generata la ricevuta di accettazione della PEC, di cui al comma 3, lettera a).

6.  Il messaggio di registrazione di deposito contiene le indicazioni sulle eventuali anomalie di carattere tecnico riscontrate nel deposito.

7.  Se il deposito non può essere elaborato dal S.I.G.A. a causa del mancato rispetto delle caratteristiche tecniche, il mittente riceve a mezzo PEC, nello stesso termine di cui al comma 4, un messaggio di «mancato deposito», attestante il mancato perfezionamento del deposito.

8. L'avvenuta registrazione del deposito può essere verificata anche attraverso l'apposita funzione del Portale dell'Avvocato.

9. Nel caso di messaggi eccedenti il limite di capacità della casella di posta certificata del mittente, il S.I.G.A. consente il frazionamento del deposito del ricorso introduttivo e dei relativi allegati. In tal caso, nel primo modulo inviato, deve essere inserito l'indice di tutti i documenti in corso di deposito, mentre nei successivi invii deve farsi riferimento al primo modulo inviato.

10. Qualora il deposito del ricorso introduttivo sia fatto a mezzo PEC è comunque consentito, nei casi di cui all'articolo 6, comma 8, il deposito dei relativi allegati nonché degli atti successivi al primo anche tramite upload.

 

 

Art. 8.  Deposito tramite upload – art. 9 del Regolamento

1.  Il deposito con upload è consentito tramite canale sicuro, nei casi di cui all'articolo 6, comma 8, mediante collegamento al Sito Istituzionale, nell'apposita sezione presente nel Portale dell'Avvocato, utilizzando la funzione «deposito ricorso» o «deposito atti» e seguendo le istruzioni ivi riportate.

2.  L'avvocato deve indicare la ragione che non ha consentito il deposito mediante PEC e digitare il codice identificativo del messaggio di mancato deposito.

3.  Ad avvenuto completamento della procedura l'avvocato invia il ricorso o gli altri atti processuali, utilizzando l'apposita funzione presente nel Sito Istituzionale. Il S.I.G.A. genera un messaggio, immediatamente visualizzabile, di ricezione.

4.  Ai fini del rispetto dei termini processuali, il deposito con upload si considera effettuato nel momento in cui il S.I.G.A. ha registrato l'invio del ricorso o degli altri atti processuali, ai sensi del comma 3. generato il messaggio di ricezione di cui al co. 3.

5.  Il S.I.G.A. consente la stampa del messaggio di ricezione, di cui al comma 3, in formato PDF, con l'indicazione della data e dell'ora del deposito.

6.  Il deposito ricevuto è inserito automaticamente nel S.I.G.A. che prevede apposite funzionalità per l'integrazione delle informazioni necessarie per la corretta gestione procedurale a cura della Segreteria.

7.  La Segreteria della sede giudiziaria adita invia all'avvocato entro le ore 24.00 del giorno lavorativo successivo alla elaborazione del messaggio di ricezione un messaggio PEC, denominato Registrazione deposito, che riporta l'indicazione del numero progressivo di protocollo assegnato e l'elenco di tutti gli atti e documenti depositati con upload.

8.  Se il deposito non può essere elaborato dal S.I.G.A. a causa del mancato rispetto delle caratteristiche tecniche, il S.I.G.A segnala il mancato deposito, evidenziando le anomalie di carattere tecnico riscontrate.

9.  L'avvenuto deposito del ricorso o degli altri atti processuali può essere verificato attraverso l'apposita funzione del Portale dell'Avvocato a decorrere dal giorno successivo alla ricezione della PEC di cui al comma 7.

10.  Qualora il deposito del ricorso introduttivo sia fatto, nei casi di cui all'articolo 6, comma 8, a mezzo upload, è comunque consentito il deposito dei relativi allegati nonché degli altri atti successivi a mezzo PEC.

 

 

Per l’ipotesi in cui non sia possibile procedere ad una modifica del Regolamento, si chiede che, in alternativa, si provveda mediante disposizione di legge (eventualmente, per ragioni di tempo, con decreto legge) in cui sia stabilito che il deposito si perfezioni al momento della ricevuta di accettazione.

In subordine, si chiede che, sempre con riferimento alla tempestività del deposito al momento della generazione della ricevuta di accettazione, si ritenga tale ipotesi una fattispecie tipica in cui applicare, in modo automatico o con valutazione ex ante compiuta in termini generali, l’istituto dell’errore scusabile e del conseguente beneficio della rimessione in termini del depositante (senza necessità di alcuna richiesta in tal senso al giudice o con la certezza del suo accoglimento).

 

Questioni tecniche e relativi quesiti

1. La compatibilità del processo amministrativo telematico con i sistemi MAC/OS. La questione non è del tutto risolta. Se sui sistemi Windows non sono state segnalati particolari e specifici problemi o inconvenienti, sono invece giunte non poche segnalazioni circa il funzionamento e la compatibilità con il sistema MAC/OS. Ciò riguarda in particolare l’apposizione della firma digitale. Sono state diffuse, nelle settimane seguenti l’inizio della sperimentazione, alcune istruzioni per la configurazione di Adobe Acrobat al fine di poter apporre correttamente la firma digitale in fondo al modulo, rilevando il certificato di autenticazione del proprio dispositivo di firma digitale. Tali istruzioni, peraltro frutto di un lavoro spontaneo e volontario di alcuni Colleghi, sono corrette. Tuttavia, abbiamo rilevato problemi relativi alla “memorizzazione” della abilitazione, con la conseguenza che in molti casi è necessario riconfigurare nuovamente Adobe ad ogni successivo utilizzo di un Modulo di invio.

Inoltre viene segnalato il problema della configurazione di Adobe nel caso di condivisione del computer tra più avvocati, dal momento che sarebbe necessario configurare ogni volta Adobe mediante l’individuazione del certificato opportuno.

In considerazione del fatto che l’utilizzo dei moduli compilabili è possibile solo attraverso il software Adobe Acrobat “nella versione più aggiornata” (come indicato nelle istruzioni relative alla compilazione dei Moduli, presenti sul sito istituzionale nella sezione Sperimentazione) si chiede di far verificare e progressivamente monitorare l’effettiva compatibilità di tutti gli aggiornamenti del predetto software con le versioni aggiornate dei sistemi operativi.

 

2. La firma digitale Pades. Occorre sottolineare in modo adeguato che l’unica firma digitale valida per la sottoscrizione di singoli atti processuali e del Modulo è la firma Pades/BES (con estensione .pdf). Rimane, al proposito, il dubbio circa la sola compatibilità di tale formato di firma con i file .pdf, posto che le specifiche tecniche (cfr. art. 12 Allegato A) permettono, invece, di redigere ed allegare al Modulo formati diversi dal .pdf (.txt e .rtf). Tale previsione appare contraddittoria: infatti, se ai sensi dell’art. 9 co. 1 del Regolamento, in combinato disposto con l’art. 12 co. 6 dell’Allegato, gli atti processuali devono essere sottoscritti digitalmente (e la firma digitale è Pades BES), in sostanza si esclude la possibilità del deposito in formati diversi dal .pdf. L’utilizzo di altri formati esclude, infatti, la possibilità di usare la firma Pades. D’altra parte la disposizione del Regolamento relativa all’obbligo di sottoscrizione prevale su quelle dell’Allegato.

Non solo. La firma Pades è prescritta nel solo Allegato, trattandosi come logico, di un parametro tecnico (cfr. art. 19 co. 2 Regolamento) che potrà/dovrà essere aggiornato parallelamente all’evoluzione dei supporti tecnologici disponibili. In tale situazione, si chiede come debbano essere sottoscritti i formati predetti stante l’impossibilità di sottoscrivere i formati diversi dal .pdf con la firma Pades.

 

3. La firma digitale sui singoli atti e l’estensione della firma del Modulo. Durante il periodo di sperimentazione sono emerse interpretazioni discordanti circa la necessità o meno di sottoscrivere digitalmente i singoli atti prima di allegarli al Modulo di deposito. L’interpretazione che sostiene l’assenza di tale obbligo, si fonda sull’art. 6 co. 5 dell’Allegato, ove si prevede che la firma digitale Pades apposta sul Modulo si intende estesa a tutti i documenti in esso contenuti. Tuttavia, come osservato sopra, l’art. 9 co. 1 del Regolamento (che dunque prevale sulle disposizioni dell’Allegato), prevede che tutti gli atti processuali siano sottoscritti digitalmente. Sebbene una lettura corretta secondo la gerarchia delle fonti sembrerebbe non lasciare dubbi circa la necessità di sottoscrivere gli atti processuali prima di provvedere alla loro allegazione nel Modulo di deposito, si chiede di avere conferma di tale procedura.

 

Segnalazioni e proposte relative ai Moduli di deposito

1. Atto autorizzativo. Nel Modulo deposito ricorso, si segnala l’assenza di uno spazio dedicato ove allegare l’atto autorizzativo a stare in giudizio. Tale previsione è prevista nell’elenco dei documenti depositabili con il Modulo deposito atti, ma è pur vero che nel caso di Amministrazione ricorrente sarebbe opportuno depositarlo al momento del deposito del ricorso introduttivo. È certamente possibile, d’altro canto depositarlo come documento allegato al ricorso ma potrebbe essere conveniente prevedere un apposito spazio proprio nel Modulo deposito ricorso.
2. Indicazione del codice fiscale/P.IVA. Nel campo Ricorrente è necessario indicare il Codice fiscale (o partita IVA) della parte. Al momento del deposito viene peraltro effettuato un controllo automatico che ne verifica la validità.

La questione deve essere considerata alla luce degli obblighi della parte depositante in relazione agli elementi prescritti per l’identificazione della parte ricorrente. L’art. 40 c.p.a. non richiede l’indicazione del codice fiscale della parte. Ciò a differenza di quanto previsto art. 163 c.p.c. Conseguentemente, non essendo previsto un obbligo di indicazione del codice fiscale/P.IVA (sebbene costituisca ormai una prassi), non appare corretto che il mancato inserimento dei dati nei relativi campi del Modulo costituisca un impedimento alla apposizione della firma digitale (e, conseguentemente all’invio del Modulo e al deposito). 

A maggior ragione (e anche qualora si aderisse alla tesi che vuole il codice fiscale come elemento obbligatorio estendendo la disciplina del c.p.c.) il problema si pone in relazione a due casi: il primo riguarda quei soggetti che non dispongono di un codice fiscale (ad es. comitato spontaneo…); il secondo riguarda invece i soggetti stranieri, sia persone fisiche che giuridiche, che posseggono un codice fiscale o una partita iva con un formato di lettere e cifre differente da quello italiano.

Il problema relativo alla obbligatorietà dell’indicazione del Codice fiscale riguarda anche il campo relativo al Difensore (per il quale non è previsto nel c.p.a. l’obbligo di indicazione del C.F., a differenza di quanto previsto nel c.p.c. all’art. 125)

3. Campo relativo al Domiciliatario. Si segnala che una volta compilato il campo relativo al difensore, nel campo relativo al Domicilio è necessario compilare nuovamente tutti i campi anche se il domicilio è eletto presso uno dei difensori già indicato. Potrebbe essere utile pensare ad una modalità di inserimento automatico in caso di coincidenza (o quantomeno che sia suggerito dal modulo stesso e selezionabile).
4. Allegazione dei documenti. In relazione al campo previsto per l’allegazione dei documenti si osserva che:

• Il campo previsto per la descrizione del documento contiene un massimo di cinquanta caratteri, che in taluni casi è insufficiente per una adeguata indicazione del riferimento del documento. Si richiede, pertanto, l’ampliamento dello spazio disponibile;
• Manca la possibilità specifica di allegare un elenco documenti: tale possibilità, che potrebbe essere supplita anche attraverso l’allegazione di tale elenco come primo documento, sarebbe tuttavia utile soprattutto per le controparti ed i magistrati che potranno visualizzare sinteticamente (specie in caso di numerosi allegati) l’insieme delle produzioni;
• Con riferimento ai formati, ai sensi dell’art. 12 dell’Allegato A) viene segnalata la difficoltà del deposito di produzioni grafiche di grandi dimensioni (ad es. tavole progettuali, piani urbanistici…). La loro riproduzione telematica è possibile tecnicamente ma costituisce in certi casi un rilevante onere economico per la parte e per il difensore. Tali elaborati, che nascono in formati diversi da .pdf (ad es. formati di software per la progettazione) possono essere trasformati in .pdf ai fini del deposito ma ciò rende molto difficile la lettura degli stessi a video. D’altra parte non è possibile ricorrere a formati diversi, in quanto ciò costringerebbe le parti ad acquistare software adeguati alla lettura di formato speciali.

5. Campo Materie. Al momento dell’indicazione della Materia oggetto del ricorso, l’elenco contenuto nella tendina appare limitato ed incompleto (si è notata ad es. l’assenza delle materie “Edilizia” e “Urbanistica” in presenza invece delle voci “Edilizia residenziale pubblica”, “Sanzioni edilizie, abusi e condoni” e “Piani urbanistici, nulla osta ambientali, lottizzazioni”). Si è consapevoli che ciò dipende anche dalla non uniformità della suddivisione operata nelle diverse sezioni dei Tribunali amministrativi, ma sarebbe opportuna una ridefinizione complessiva. In alternativa, in considerazione della presenza della voce “Altro” potrebbe essere inserito un campo (ora assente) in cui specificare la materia a cui il ricorso si riferisce effettivamente.
6. Campo Contributo Unificato. Nel campo relativo al Contributo Unificato (sia nel Modulo deposito ricorso sia nel Modulo deposito atti se è proposto atto di motivi aggiunti con relativa spunta “nuovo provvedimento impugnato”) non vi è la possibilità di non indicare alcuna delle ipotesi previste (prenotazione a debito, esente, non esente, in attesa di ammissione al patrocinio a spese dello Stato). Si può infatti verificare l’ipotesi di un deposito ancora sprovvisto di Contributo Unificato da depositarsi in seguito. Al momento tale possibilità è esclusa. Occorre prevedere la facoltà di non indicare alcuna delle voci presenti non essendoci alcun obbligo di allegare, al momento del deposito, l’attestazione circa l’avvenuto pagamento del contributo stesso.
7. Intervento ad adiuvandum e ad opponendum. Nel Modulo deposito atti, qualora si intenda depositare un atto di intervento (ad adiuvandum o ad opponendum), non è possibile fruire della facoltà (prevista nel Modulo deposito ricorso) di inserire le parti intervenienti, spesso numerose, mediante il modulo Excel.
8. Motivi aggiunti. Con riferimento al deposito di atto di motivi aggiunti, si possono evidenziare le seguenti osservazioni:

• nel Modulo deposito atti, se si intende depositare un atto di motivi aggiunti, è richiesta la allegazione della procura, che, tuttavia, potrebbe essere la medesima già depositata con l’atto introduttivo. Pertanto sarebbe opportuno inserire una modalità per indicare che è valida la procura già depositata;
• con riferimento all’indicazione dell’oggetto dei motivi aggiunti, il campo compilabile contempla un numero di caratteri di molto inferiore a quello previsto per indicare l’oggetto della domanda del ricorso. È necessario rendere equivalente lo spazio compilabile.

9. Indicazione campi obbligatori e campi facoltativi. Nella compilazione del Modulo, non si conosce fino al momento dell’apposizione della firma digitale quali campi debbano essere riempiti. Tale consapevolezza è possibile soltanto laddove, nell’apporre la firma sia segnalata qualche lacuna (con la conseguente interruzione della procedura di firma). Sarebbe opportuna l’indicazione di quali campi richiedano una compilazione necessaria (e la cui mancata compilazione impedisca la firma stessa) e quali invece siano facoltativi, nella misura in cui la non compilazione non impedisca la firma del Modulo.
10. Istanza fissazione udienza dopo avviso perenzione quinquennale (ex art. 82 c.p.a.). Il Modulo di deposito atti successivi non prevede un’apposita voce relativa alla istanza di fissazione udienza che deve presentare il ricorrente (a seguito della ricezione dell’avviso del decorso quinquennale dal deposito del ricorso) e che deve essere sottoscritta sia dal difensore sia dalla parte. Si pone un problema proprio con riferimento a tale ultima circostanza. Infatti, qualora la parte possa firmare solo manualmente tale istanza, si dovrà necessariamente procedere alla allegazione (nel campo “Atti”) di un file .pdf scansionato e non .pdf nativo come previsto per tutti gli atti processuali. Si chiede, pertanto, di verificare tale problematica.

 

Osservazioni in merito alle procedure di deposito

1. Notifica cartacea. Una delle questioni più controversie su cui si è dibattuto e ci si è confrontati riguarda la procedura da seguire nel caso in cui si intenda notificare nei metodi tradizionali e non attraverso la notifica via PEC. Risulta evidente che il sistema sia stato pensato in misura adeguata alla notificazione via PEC, ma si osserva che vi sono casi in cui, allo stato attuale, tale modalità di notificazione risulta impossibile: si pensi, ad esempio, alla notifica al privato cittadino privo di casella di posta elettronica certificata oppure ad una Amministrazione la cui PEC non sia ancora presente in uno dei pubblici elenchi individuati dalla legge (cfr. art. 16 ter co. 1 del d.l. 179/2012, esteso alla giustizia amministrativa dall’art. 45 bis del d.l. 90/2014).

Se si procede, dunque, alla notifica cartacea, occorre poi depositare, ai sensi dell’art. 14 co. 5 del Regolamento e dell’art. 14 co. 6 dell’Allegato, la copia informatica della relativa documentazione; tale copia deve peraltro essere dichiarata conforme a quanto notificato mediante l’asseverazione prevista dall’art. 22 co. 2 del Codice dell’Amministrazione Digitale (d.lgs. 82/2005, CAD).

Il problema si pone pertanto in relazione a quale sia la documentazione che deve essere allegata al Modulo di deposito e con quali forme.

Taluni hanno proposto l’allegazione dell’intero atto notificato in cartaceo (e successivamente scansionato) nel campo “Notifica”. Tale ipotesi tuttavia, comporta che si dovrebbe allegare il medesimo atto più volte, per ogni parte a cui si è notificato. La soluzione appare poco logica, salvo l’inserimento di una opzione che permetta di caricare un unico atto scansionato contenente la documentazione della avvenuta notificazione valido per tutte le parti.

Una ulteriore ipotesi prospettata consisteva nella doppia allegazione dell’intero atto notificato: dapprima come documento e successivamente come documentazione di notifica. Tale ipotesi appare ancora meno necessaria.

Si è provveduto a sottoporre all’assistenza indicata sul sito istituzionale (pat-segnalazione@giustizia-amministrativa.it) una ulteriore possibile procedura. La risposta pervenuta ha confermato la bontà e la correttezza di tale soluzione ma occorrerebbe dotare tale riscontro di maggiore ufficialità e quindi se ne chiede conferma in tale sede.

Di seguito si riporta il testo della mail inviata all’Assistenza corredata (in testo maiuscolo del commento pervenutoci in risposta, corretto in talune “sviste linguistiche”):

 

– Redigo l’atto a computer e ottengo un file .pdf nativo, che provvedo a firmare digitalmente;

– stampo l’atto originale firmato digitalmente (che non riporta segno esterno della firma digitale)

LA PROCEDURA E' CORRETTA

– devo provvedere a firmare anche manualmente l’atto? (gli ufficiali giudiziari difficilmente provvederanno alla notifica di un atto non firmato; al contempo l’apposizione della firma sulla versione cartacea implica che l’atto .pdf nativo che allegherò al Modulo di deposito non corrisponderà all’ “originale” che vado a notificare)

SE NON RIESCE A NOTIFICARLO TRAMITE PEC DEVE FIRMARLO MANUALMENTE

– una volta che mi torna indietro l’atto notificato, devo provvedere a scansionare la documentazione di notifica. Per ciascuna parte notificata, allego sul modulo la relativa relata. Il regolamento prevede l’asseverazione ai sensi dell’art. 22 CAD. Tale asseverazione deve essere inserita già nella relata? E provvedo a firmarla, una volta compiuta la scansione, con la firma digitale? Cosa deve riportare tale asseverazione?

SI STA PROCEDENDO ALLA MODIFICA DEL MODULO CHE CONTENGA IL RIFERIMENTO ALL'ASSEVERAZIONE ART.22

 

Risulta pertanto che la procedura da seguire sarebbe la seguente: una volta redatto l’atto del ricorso (che, nel formato di .pdf nativo si andrà ad allegare al Modulo), si procede a stamparlo e a firmarlo manualmente. Successivamente si provvede a notificarlo corredato della procura (come si vedrà fra poco). Una volta che l’originale “cartaceo” ritorna in possesso dell’avvocato, costui deve provvedere ad effettuare la copia per immagine (scansione) della documentazione di notifica (ossia, le relate) e allegarle al Modulo. Per quanto riguarda l’asseverazione ai sensi dell’art. 22 CAD, sembra che si stia provvedendo alla modifica del Modulo in modo che sia possibile procedere alla dichiarazione direttamente sul Modulo (e sottoscrivendola dunque mediante la firma digitale finale) e non invece aggiungendo tale formula all’interno del documento di notifica.

 

2. La procura. Simili (ed ulteriori) dubbi ed incertezze si sono posti in relazione al deposito della procura conferita su supporto cartaceo. Anche in questo caso occorre definire con certezza la procedura corretta da seguire per effettuare il deposito telematico della procura analogica.

Si è provveduto anche in proposito a sottoporre alla Assistenza tecnica del PAT la soluzione che si riteneva più efficace.

Si riporta di seguito il testo della mail inviata e le risposte (in maiuscolo) pervenute in commento.

 

Procura. Nel caso in cui la procura sia rilasciata in modo analogico: la parte assistita firma, il difensore autentica con firma, manualmente. Successivamente la allego al ricorso come atto separato e notifico il tutto. Una volta che mi ritorna il ricorso notificato, devo provvedere al deposito telematico. Pertanto faccio copia per immagine del foglio che contiene la procura. Riguardo l’asseverazione ai sensi dell’art. 22 CAD, se già contenuta sul foglio della procura (cioè notifico un foglio che contiene la procura – sottoscritta dalla parte e con l’autentica del difensore – e il testo dell’asseverazione) provvedo a firmarla con firma digitale. È corretto?

CORRETTO

SI STA PROCEDENDO ALLA MODIFICA DEL MODULO CHE CONTENGA IL RIFERIMENTO ALL'ASSEVERAZIONE ART.22

A questo punto la allego nell’apposito spazio del Modulo di deposito del ricorso.

CORRETTO

Pertanto, riassumendo, emerge che la procura debba essere redatta su supporto cartaceo, sottoscritta dalla parte e autenticata (sempre manualmente) dal difensore. Successivamente si provvede ad allegarla al ricorso che si notifica. Al ritorno dell’originale notificato, si provvede alla copia per immagine (scansione) della procura e alla allegazione della stessa nell’apposito campo.

Anche con riferimento alla procura è prescritta la asseverazione ai sensi dell’art. 22 CAD. Questo avrebbe dovuto comportare l’inserimento della relativa dichiarazione all’interno del foglio contenete la procura stessa e la sua firma mediante sottoscrizione digitale prima di provvedere all’allegazione.

Tuttavia, come nel caso della documentazione attestante la notifica, ci è stato comunicato che si sta procedendo alla modifica del Modulo per fare in modo che si possa provvedere alla asseverazione direttamente sul Modulo stesso.

Si chiede pertanto se la procedura sopra descritta possa ritenersi effettivamente corretta e si chiede altresì conferma che si stia effettivamente procedendo alla modifica del Modulo nei modi sopra descritti con riferimento all’asseverazione.

 

3. La visualizzazione del deposito. Con riferimento alle disposizioni relative al deposito permane la problematica relativamente ai tempi di visualizzazione dell’avvenuto deposito sul portale della Giustizia Amministrativa. A questo proposito, con riferimento al deposito mediante PEC, l’art. 7 co. 8 dell’Allegato contenente la specifiche tecniche stabilisce che l’avvenuta registrazione del deposito può essere verificata attraverso la apposita funzione del portale dell’Avvocato, non indicando tuttavia alcuna tempistica. Diversamente, nel caso di deposito mediante upload, si stabilisce all’art. 8 co. 9 dell’Allegato al Regolamento, che l’avvenuto deposito può essere verificato sempre attraverso il portale dell’Avvocato a decorrere dal giorno successivo alla ricezione della PEC di avvenuta registrazione. Si tratta, pertanto, di un’omissione che dovrà essere colmata.

Si ritiene necessario, al fine di verificare, anche statisticamente, il tempo occorrente tra la registrazione e l’effettiva visualizzazione sul sito istituzionale degli atti e documenti depositati, che accanto alla data del deposito fosse indicata anche l’ora.

Ciò permetterebbe oltretutto di dare prova anche dell’avvenuto deposito entro l’ora stabilita (ore 12.00) nei casi in cui è previsto (cfr. art. 9 co. 4 Regolamento).

 

4. Inserimento di link ipertestuali. Una delle possibili proposte che si intende sottoporre è quella di permettere al sistema di inserire link “ipertestuali” negli atti processuali che richiamino i relativi documenti già allegati (si parla al proposito di “cortesia telematica”). In questo modo sarebbe certamente più agevole il reperimento del documento, senza dover sospendere la lettura dell’atto. Per fare in modo che tale collegamento risulti possibile è necessario predisporre un file unico (comprendente atto processuale e relativi documenti allegati) nel quale il rinvio ipertestuale rimane interno, oppure individuare una soluzione tecnica (ad esempio la creazione di una cartella contenente i file che si intendono “collegare”) che permetta di rendere fruibile il collegamento tra files diversi inseriti nel sistema informatico della giustizia amministrativa una volta che sono caricati su di esso.

La predisposizione di link ipertestuali non sarebbe neppure in contrasto con il divieto (previsto nella disciplina del PCT) di inserimento di campi attivi contenuto nel provvedimento della Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati riguardante le specifiche tecniche previste dall’art. 34 co.1 del d.m. 21 febbraio 2011 n. 44. Per tali campi, infatti, devono intendersi quegli elementi che inclusi nell’atto possano influire sul contenuto dello stesso, permettendo una modificazione ad opera di una sorgente esterna. Tale circostanza non si verificherebbe in alcun modo con l’inserimento di collegamenti ad altri atti depositati.

Si chiede, pertanto, di valutare tale soluzione.

 

 

Ulteriori richieste e proposte relative alla fase applicativa del PAT

 

1. Commissione di verifica. Le Linee Guida del Servizio Centrale per l’informatica e le tecnologie di comunicazione, del Segretariato Generale della Giustizia Amministrativa (prot. 5165/16) relative alla sperimentazione del Processo amministrativo telematico, hanno previsto la creazione di una Commissione di verifica, istituita presso il Segretariato Generale della Giustizia Amministrativa. Si ritiene importante che a tale Commissione, deputata a valutare le segnalazioni ricevute durante la fase di sperimentazione, possano essere presenti anche alcuni rappresentanti dell’Avvocatura in modo che possa essere fornito il punto di vista e il parere di altri operatori ed utenti del PAT.

UNAA si rende in tal senso disponibile a collaborare alla verifica, all’esame e alla valutazione congiunta delle segnalazioni trasmesse.

2. Segnalazioni circa il malfunzionamento. Il regolamento non prevede espressamente la modalità con cui saranno effettuate le comunicazioni circa il malfunzionamento del sistema (come previsto all’art. 7 co. 3 e 9 co. 9 Reg.). Tali comunicazioni, tuttavia, appaiono decisive, dal momento che, nei casi stabiliti, esse determinano la possibilità (l’unica in tali casi) di depositare atti e documenti processuali in formato cartaceo. Si chiede, pertanto, di regolare con Linee Guida, tale questione.
3. Istituzione di help desk. Si ritiene fondamentale che sin dal momento iniziale dell’entrata in funzione del processo amministrativo telematico si provveda alla istituzione di un servizio di assistenza/help desk a cui sia possibile porre quesiti e domande, nonché fare segnalazioni e ottenere informazioni circa il funzionamento del sistema e delle procedure telematiche. Tale servizio dovrebbe essere prevedere, oltre ad una casella e-mail (come nella fase sperimentale), anche un call center.
4. “Stress test”. Considerata la sperimentazione solo parziale del processo amministrativo telematico si domanda se sia stato possibile realizzare in modo effettivo uno “stress test” sul sistema per verificarne la tenuta una volta che la procedura telematica entrerà in funzione a pieno regime (con particolare riguardo all’uso della modalità di deposito tramite upload).
5. Applicazione anche al processo amministrativo telematico della disciplina prevista dall’art. 16 bis co. 9 d.l. 179/2012. Si ritiene che debba essere estesa anche al processo amministrativo telematico la facoltà (già prevista dal PCT ai sensi dell’art. 16 bis co. 9 bis del d.l. 179/2012) per il difensore di estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti presenti nei fascicoli informatici o trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche ed attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico rendendo così tali copie, analogiche ed informatiche, anche per immagine, estratte dal fascicolo informatico e munite dell'attestazione di conformità equivalenti all'originale.

 

 

Roma, 7 giugno ’16

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